Jak vést marketingový workshop?

Výzkum není vždy jediným řešením konkrétního zadání. Často se dostáváme do situace, kdy je lepší realizovat s klienty workshop, případně výzkum s workshopem kombinujeme. Není ale workshop jako workshop. Dnes pro vás máme pár tipů, které vám mohou pomoci workshop udělat lépe.

1. Příprava workshopu

Už Benjamin Franklin říkal "Kdo selže v přípravě, tak je připraven selhat". Toto platí i pro workshop. V případě workshopu je potřeba samozřejmě začít definicí cíle a na základě toho zvolit vhodný postup, to nemusíme rozebírat. Je zde ale celá řada věcí, které by vám mohly i dobře vymyšlený workhsop zničit. Tak například:

- neuřízená očekávání klíčových lidí

Už v rámci přípravy se ujistěte, že klíčoví lidé - například nadřízení, majitelé či akcionáři, dobře vědí, čeho chcete workshopem dosáhnout a souhlasí s tím. Nespokojte se s vágně definovaným cílem typu "Chceme sestavit koncept výrobku", protože není moc horších věcí, než když se vám při workshopu vše podaří, odcházíte spokojeni a nadřízený vám výsledky smete ze stolu, protože si představoval něco úplně jiného. Definujte jasně, jak budou výsledky vypadat a zkuste je před workshopem ukázat i na nějakém konkrétním příkladu. Ideální je, pokud klíčové lidi do workshopu přímo zapojíte.

- technicky, materiálně nebo personálně podceněná příprava

Ve většině případů platí, že "méně je někdy více". U přípravy workshopu na toto zapomeňte! Všeho raději dvakrát více - flipchartů, fix, projektorů, kávy, asistentů... Není dobré, když vám v průběhu workshopu přestane psát fixa, když najednou nemáte čím přilepit flipchartový papír na zeď, když není, kam jít pracovat v menších skupinkách. My používáme takový malý checklist, který pečlivě před každým workshopem procházíme. Zároveň máme kufřík, říkáme mu Béďa, a ten taháme všude s sebou. Napište nám a my vám obratem pošleme seznam věcí, které v Béďovi máme a které by ve výbavě facilitátora neměly chybět.

2. Realizace workshopu

I v průběhu samotného workshopu je pár kritických míst, na která je třeba si dát pozor. Nejdůležitějším z nich je samotný úvod, protože pokud se vám nepovede úvod, je těžké a někdy skoro nemožné z toho vybřednout. A proto doporučujeme:

- neriskujte hned při úvodu workshopu

Máme osvědčené, že je lepší začít spíše střízlivěji a opatrně, než experimentovat s účastníky hned od začátku, zejména, pokud všechny účastníky dobře neznáte. Pokud se na to cítíte, můžete zahájit nějakými zahřívacími hrami nebo kreativními cvičeními, ale většině z vás doporučujeme držet se jednoduchého schématu:

a) představte cíle workshopu

b) představte sebe a seznamte se s účastníky - není od věci v tento okamžik zjistit, jaká jsou jejich očekávání od workshopu

c) představte agendu - ta musí působit velmi jednoduše, ať účastníky nevyděsíte hned v úvodu

d) stanovte si pravidla - do pravidel zakotvěte věci, které se těžko hlídají - např. zákaz používání mobilních telefonů

3. Vyhodnocení workshopu

Bez vyhodnocení, jako by workshop nebyl. Znáte tu větu na konci porady: "Tak to někdo nějak sepište, jo..."? U workshopu to zní velmi často a naprosto oprávněně. Takže je dobré s tím počítat.

- nespoléhejte na to, co je napsáno na flipchartech

Někdo, kdo bude zapisovat průběh workshopu, je absolutní nutností (tedy pokud nemáte paměť jako slon). Nespoléhejte se na to, že vše vyčtete z flipchartů a barevných lepících papírků. Písemné vyjadřování účastníků je většinou velmi daleko od ideálního stavu. Doporučujeme pořizovat i fotodokumentaci, ta se hodí do prezentace výsledků pro přiblížení atmosféry a navíc se každý rád na fotkách vidí. Flipcharty si samozřejmě schovejte také - nerolujte je, ale překládejte je. Proč? Uvidíte :-)

Doufáme, že něco z výše uvedeného se vám bude hodit. Jestli chcete více tipů, ozvěte se nám. Jestli chcete postoupit jednodenní workshop na téma "Jak vést workshop", ozvěte se nám také!