S příchodem čínského viru přišly nové pořádky a všichni se musíme přizpůsobovat. V něčem to jde lépe, v něčem hůře, ale každý dělá, co se dá.
My jsme se v posledních několika letech zuby nehty bránili dělání projektů v online prostředí, protože se prostě rádi s lidmi potkáváme a věříme (stále), že nic plnohodnotně nenahradí osobní kontakt. Nakonec jsme se ale neubránili a pod vlivem okolností přešli s celou řadou věcí na online platformy.
Zjistili jsme, že v něčem to zase není tak špatné - člověk nemusí trávit čas cestováním, může si povídat s různými lidmi na různých místech najednou a celkově je to jaksi v mnohém efektivnější.
Ale jako všechno, i projekty tohoto typu mají svá specifika. Dnes se podělíme o pár tipů na téma přípravy a vedení on-line workshopů, které jsme po našich zkušenostech dali dohromady a snad by se vám mohly hodit.
1. Nepodceňujte volbu platformy
Ano, dá se to dělat skoro na všem. My jsme vyzkoušeli MS Teams, Google Meet, Zoom a GoToMeeting. Každá z platforem má své výhody a nevýhody, o tom možná někdy příště, ale nám se nejvíc osvědčil Zoom. Není sice zadarmo jako například Google, ale umožňuje celou řadu nastavení, včetně poměrně podstatné možnosti rozdělit účastníky do skupin.
2. Zvolte správný počet lidí a jejich profil
Online workshopy lze dělat s poměrně “normálním” počtem lidí - nejvíce jsme měli 16 účastníků, ale na rozdíl od standardních workshopů se zvětšujícím počtem lidí se všechno komplikuje, především díky obtížné interakci s účastníky. Ve větších počtech je v podstatě nemožné brát ohled na každého účastníka a každého rovnoměrně zapojit. Proto máme raději online workshopy s 6-8 lidmi než s šestnácti. V tomto případě rozhodně platí, že méně je více. Zároveň je dobré vybrat ty správné lidi. Pokud je někdo méně komunikativní a neaktivní, v běžném workshopu ho jednoduše zapojíte, ale přes obrazovku je to všechno o něco obtížnější.
3. Naplánujte každou minutu
I normální workshop je třeba dobře naplánovat. U normálního workshopu je však běžné, že se v průběhu realizace drobně upravuje, podle průběžných výstupů. Leckdy je třeba improvizovat, protože se diskuse může vyvíjet zajímavým, ale neočekávaným směrem. Tohle je v online prostředí velmi těžké a na improvizace moc prostoru není. Pečlivé promyšlení a důraz na detailní plánování je mnohem důležitější. Když vám něco koncepčně ujede a účastníci se na chvíli ztratí v logice, aktivovat jejich přemýšlení tím správným směrem je mnohem obtížnější, než když jste s nimi osobně.
4. Všechno si předem napište
S plánováním souvisí i příprava. Rozhodně se nám osvědčilo používat jako základ pro workshop nějaký prezentační formát (Powerpoint, Slides apod.), na kterém jsou zopakovány všechny organizační informace, které jsou pro průběh workshopu důležité - cíle workshopu, agenda, rozdělení účastníků do skupin, konkrétní zadání pro práci ve skupinách, časový harmonogram všech dílčích úkolů a podobně. Dokonce neškodí, pokud všechny tyto organizační pokyny účastníkům pošlete. Je zásadní, aby každý v každém okamžiku věděl, co se děje, co a kdy se od něj očekává. Prostoru pro zmatek je v online prostředí i tak až až.
5. Zapněte si kamery, vypněte si mikrofony
Sice chápeme, že ne každý chce, aby všichni viděli, jak to vypadá u něj doma. Od toho jsou tu možnosti různých virtuálních pozadí. Je opravdu velký rozdíl, když koukáte na sadu různě stylizovaných profilových fotek než když máte vizuální kontakt s účastníky. Naopak, to, co nechcete je, aby vám do workshopu štěkali psi nebo křičely děti. Proto je fajn, když si účastníci zapínají mikrofon výhradně na okamžiky, kdy mluví.
6. Omezte pasivní prezentace a rozdělte lidi do skupin
Je třeba pamatovat, že lidé sedí u online workshopu často doma a kolem nich se nachází hodně důvodů, proč nedávat pozor. Když se sdílí prezentace, často se ztrácí vizuální kontakt (v lepším případě se obličeje účastníků minimalizují, v horším úplně zmizí). Proto je lepší udržet účastníky aktivně zapojené, například rozdělením do pracovních skupin, ve kterých budou plnit časově ohraničené úkoly.
7. Používejte whiteboard
Na spolutvorbu a různé brainstormingy se nám osvědčil Whiteboard v Zoomu nebo Jamboard v Googlu. Všichni mohou společně pracovat aniž by se vzájemně ovlivňovali. Pokud se v tom necítíte, vždy se můžete vrátit ke starému dobrému sdílení obrazovky a nechat ostatní, aby přispívali komentáři, které budete zapisovat.
8. Zkraťte to
Celodenní workshop s coffee breaky a obědem v online prostředí nedává velký smysl, protože pro účastníky je opravdu těžké udržet pozornost po delší dobu. Raději udělejte více krátkých akčních workshopů než jeden dlouhý.
Toť naše zkušenosti. No a také máme vyzkoušeno, že s každým dalším workshopem to jde o něco lépe než s předchozím. Takže hodně štěstí při přípravě a vedení workshopů.
Kdybyste chtěli pomoci, jsme tu :-)
Kommentare